Via deze functie is het mogelijk om :
Nieuwe abonnementsregels aan te maken
Overzetten van de gegevens naar een nieuwe periode, dus bv. bij een jaarovergang.
Abonnementen te verlengen
Dit kan maandelijks of bv. 1 keer per jaar gedaan worden.
Abonnementen te verwijderen
Aanmaken nieuwe abonnementen
Via deze optie worden nieuwe abonnementen aangemaakt.
Verlengen abonnementen
Stap 1 : Aanmaken nieuwe periode
Voeg een nieuwe periode toe als deze nog niet bestaat.
Stap 2 : Administratie
Zet de juiste periode(n) in de administratie.
Stap 3 : Aanmaken nieuwe kostendragers (tariefgroepen / activiteiten)
Maak eerst nieuwe kostendragers (tariefgroepen / activiteiten) aan (als deze nog niet bestaan).
Dit kan door in de periode het veld “Volgende periode” te vullen en daarna op te slaan.
Op die manier worden alle regels (met kostendragers (tariefgroepen / activiteiten) automatisch gekopieerd naar de volgende periode.
Controleer de nieuwe gegevens en pas eventueel de naam en mogelijk het nieuwe / aangepaste bedrag aan.
Stap 4 : Nieuwe kostendrager (tariefgroep / activiteit) koppelen
Zorg ervoor dat bij elke kostendrager (tariefgroep / activiteit) de juiste opvolger geregistreerd wordt.
Vul hiervoor het veld “Naar nieuwe activiteit“ in.
Het systeem weet dan welke kostendrager (tariefgroep / activiteit) in de volgende periode moet worden gebruikt.
Zorg dat het vinkje “Verlengen“ aan staat.
Stap 5: Selecteer leden (deelnemers)
Selecteer in “Overzicht leden (deelnemers) ” de leden (deelnemers) die verlengd moeten worden.
Dat kunnen voor alle leden (deelnemers) zijn of alleen voor één specifieke kostendrager (tariefgroep / activiteit).
Gebruik geen filters maar de knop “Zoekvelden”. Gebruik het schaartje om de zoekvelden te wissen zodat iedereen geselecteerd wordt.
Hier een voorbeeld waarbij de deelnemers van één “Activiteit“ geselecteerd worden.
Stap 6 : Verlengen abonnementen
Open de tab “Verlengen abonnementen” en klik op de knop “Verlengen bestaande abonnementen”.
Het systeem vraagt om bevestiging en toont daarna een melding met het aantal nieuw aangemaakte abonnementen.
Verwijderen abonnementen
Via deze optie kunnen abonnementen verwijderd worden.
Dit kan voorkomen als er foute abonnementen aangemaakt zijn.